Ася Алексеенко, финансовый директор, владелица консалтинг-центра «Гранд», основательница бизнес-клуба для предпринимателей Refill;
Татьяна Баранова, эксперт по бизнес-этикету, деловой этике и эффективным коммуникациям.
Нет ничего невозможного для человека, применяющего принципы закона Парето. Разобрались с экспертами, как можно использовать его в реальной жизни.
Что такое принцип Парето
Принцип Парето — это закономерность, которая гласит, что во многих сферах жизни и деятельности примерно 80% результатов происходит от 20% причин. Вывел ее итальянский экономист Вильфредо Парето. Правомерность этого утверждения можно обнаружить в различных областях жизни: экономике, бизнесе, управлении, социологии и личной продуктивности.
«С точки зрения достижения целей принцип Парето направляет внимание на самые значимые задачи, сокращая рассеянность и увеличивая продуктивность. Необходимо учитывать, что это соотношение не точное и не универсальное, но оно подчеркивает, что большинство результатов часто происходит из меньшинства усилий».
История принципа Парето
Вильфредо Парето
Принцип Парето был сформулирован итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето в конце ХIХ века. Он начал карьеру как инженер и затем переключился на изучение экономики и социологии. Ученый заметил, что в различных сферах общественной и экономической жизни нередко наблюдается неравномерное распределение ресурсов и результатов. Один из самых известных примеров — наблюдение Парето, что примерно 80% земли в Италии принадлежит 20% населения [1]. В основе закона лежит его работа Cours d'économie politique («Курс политической экономии»), опубликованная в 1897 году, где Парето обсуждает концепцию неравномерного распределения богатства в обществе [2].
Эту закономерность назвали принципом Парето его последователи, а не сам ученый. Одним из адептов Парето был Джозеф Джуран. Он использовал концепцию 80/20 для анализа данных о производственных процессах, чтобы выявить причины проблем и оптимизировать управление в организациях [3]. Джуран развил идеи Парето, применяя их к практическим аспектам управления бизнесом и производством.
Диаграмма Парето
В результате использования принципа Парето появилась диаграмма, которая помогает идентифицировать и приоритизировать наиболее значимые проблемы или причины определенной ситуации.
Это столбчатая диаграмма, где элементы упорядочены по убыванию их значимости, что отражает относительное влияние каждого фактора или причины на итоговый результат. Обычно на графике используется двойная шкала: левая ось (ось ординат) представляет собой процентное или абсолютное значение, а правая (вторая ось ординат) обозначает кумулятивный процент.
Такую диаграмму можно сделать самостоятельно в Excel или онлайн [4].
Закон Парето: принципы
Закон Парето легко применить к любой сфере деятельности, он помогает систематизировать подход к анализу происходящего. Для него характерны определенные принципы:
- Неравномерное распределение ресурсов. Закон Парето утверждает, что во многих ситуациях примерно 80% результатов происходит от 20% причин. Неравномерное распределение — главный принцип, который лежит в основе этой теории.
- Концентрация на ключевых факторах. Понимание и выявление основных факторов позволяют сосредоточить усилия на наиболее важных областях для достижения желаемых целей.
- Эффективное использование ресурсов. Изучение закона Парето помогает определить, какие ресурсы следует сосредоточить на наиболее важных задачах или областях, чтобы добиться наилучших результатов. Это способствует более эффективному использованию ограниченных ресурсов.
- Приоритизация. Принцип Парето подразумевает приоритизацию задач и усилий, необходимость сосредоточиться на наиболее значимых аспектах.
Этапы применения закона Парето
Поэтапное применение закона Парето можно показать на примере выбора места проживания. Именно взвешивая варианты, мы принимаем решение.
- Идентификация критериев. Определите основные критерии, которые для вас важны при выборе места жительства. Это могут быть такие факторы, как экономические возможности, климат, доступность здравоохранения, образование, культурные аспекты.
- Сбор информации. Изучите данные о различных городах и странах, чтобы получить информацию о каждом критерии.
- Анализ данных. Оцените собранную информацию и определите, какие из критериев оказывают наибольшее влияние на ваш выбор. Это могут быть факторы, которые имеют самые высокие баллы при ваших предпочтениях и приоритетах.
- Применение принципа Парето. Примените принцип Парето для определения 20% критериев, которые будут иметь наибольшее влияние на ваше решение. То есть определите те критерии, которые обеспечат 80% удовлетворения ваших потребностей и предпочтений.
- Выбор топ-вариантов. На основе выделенных ключевых критериев выберите несколько мест, которые соответствуют этим критериям наиболее полно.
- Принятие решения. Проанализируйте каждый из выбранных вариантов и сравните их.
Так можно применять закон Парето в реальной жизни для принятия любых решений или организации времени.
Закон Парето: где и как применить
Вильфредо Парето обнаружил закономерность 80/20, изучая демографию Италии. Затем он установил, что 20% стран владеют более чем 80% богатств [5]. По большому счету похожее соотношение можно найти в разных сферах жизни.
- Бизнес и управление. Принцип Парето может использоваться для определения клиентов, товаров или услуг, приносящих наибольшую часть прибыли. Он также может помочь в идентификации наиболее эффективных стратегий маркетинга и управления ресурсами.
- Производство и операции. Позволяет идентифицировать основные проблемные области или дефекты, которые могут значительно влиять на качество. Он также может использоваться для определения основных причин простоев и для оптимизации.
- Личная продуктивность. В личной жизни принцип Парето помогает сосредоточиться на важных задачах и целях, которые принесут наибольшую пользу или результат. Это позволяет эффективнее использовать свое время и ресурсы.
- Экономика и финансы. Принцип Парето служит для анализа распределения доходов и богатства в обществе, а также для выявления ключевых факторов, влияющих на экономические результаты и инвестиционные решения.
- Социология и социальные науки. Принцип Парето может применяться для анализа распределения власти, ресурсов и влияния в обществе, а также для изучения социальных неравенств и динамики групповых процессов.
«Принцип Парето применим во многих сферах и областях жизни. Например, с его помощью можно научиться более эффективно управлять своим временем. Верная расстановка приоритетов позволит избавиться от ненужных действий и определить задачи первого уровня значимости. Но принцип Парето способен помочь и тем, кто обычно не доводит начатое до конца.
На практике это работает так. Чтобы выучить иностранный язык, обрести желанную фигуру или достичь заветной цели по объему прочитанных книг, можно начинать с малого: всего 20% усилий достаточно, чтобы не разочароваться уже на первом этапе большого пути. Можно начинать читать по одной главе, а не по целой книге в день, учить по 50 иностранных слов в неделю, а не по несколько страниц из словаря, делать упражнения дома по утрам в течение 15 минут, а не сразу покупать абонемент на занятия в фитнес-центре.
Если начинать сразу прилагать 80% усилий, есть вероятность, что общая эффективность довольно быстро упадет, а дело до конца так доведено и не будет.
Есть такое понятие, как хронофаг — то, что крадет драгоценное время человека, отвлекает его на второстепенные задачи, сбивает с основной цели. Соцсети нередко относятся к хронофагам. Важно вовремя научиться находить свои хронофаги и грамотно управлять ими, потому что, согласно закону Парето, 20% хронофагов съедают 80% времени.
Любопытно, что принцип Парето работает и по отношению к самим соцсетям: нередко оказывается, что только 20% подписок действительно имеют ценность, в то время как 80% фактически бесполезны и лишь крадут наши драгоценные минуты».
Комментарий эксперта
Татьяна Баранова:
«Как научиться управлять своим временем с помощью закона Парето:
- Постарайтесь какое-то время фиксировать в блокнот все свои задачи и дела, попутно указывая, сколько времени они у вас отнимают.
- Спустя несколько дней проанализируйте получившийся список на предмет того, есть ли в нем повторяющиеся задачи, которые можно как-то унифицировать. Возможно, что-то можно сгруппировать, автоматизировать каким-либо образом или делегировать членам семьи, друзьям или коллегам, потому что они справятся с этим быстрее и с применением меньших усилий.
- Очевидно, что вы не в состоянии справиться со всеми задачами сразу. Поэтому нужно выделить основные дела, выполнение которых займет 20% времени и приведет к получению 80% результата. Это важно делать на постоянной основе, в рамках составления списка дел на следующую неделю, день или месяц.
- С определением критически важных 20% легче справиться, если устанавливать приоритетность каждой задачи. Тогда можно будет воспользоваться матрицей Эйзенхауэра, чтобы определить, что нужно делать в первую очередь, потому что это срочно и важно, что можно сделать чуть позже, но не затягивать, потому что это важно, но не срочно, и так далее. Для большего комфорта можно назначить вес каждой из задач в зависимости от их влияния на вашу продуктивность (например, фиксировать вес в диапазоне 1–10).
- Теперь можно вычислить 20% самых продуктивных дел и сосредоточиться именно на них.
- Как только вы определились с основными задачами, которые приносят вам 80% результата, попробуйте установить для них крайние сроки (дедлайны) и постарайтесь строго их придерживаться. Это важно сделать, потому что, согласно закону Паркинсона, на выполнение задачи уйдет все время, которое на нее отведено вне зависимости от ее сложности и объема. Важно проверить, как правильные дедлайны помогут повысить вашу продуктивность. Если в итоге эффект получится не тот, на который вы рассчитывали, возможно, нужно пересмотреть аналитику дел — вдруг 80% результата все же приносит другая группа задач?
- Если задачи достаточно объемные, возможно, будет проще, если вы разделите их на этапы. Это поможет определить, из чего на самом деле состоит каждая задача и так ли она в реальности важна для повышения вашей продуктивности.
- Важно, что после тщательного анализа собственных дел иногда выясняется, что объективно большинство из них можно выполнить за 20% того времени, которое обычно на них тратится. Остальные 80% времени, вполне возможно, тратятся на излишнее внимание к деталям или попросту прокрастинацию.
- Кроме того, нельзя списывать со счетов и тот факт, что многие люди максимально продуктивны только 20% времени дня («жаворонки» обычно утром, «совы» — вечером). Имеет смысл пользоваться этим временем для решения самых важных задач.
- Желательно свой список дел детализировать настолько тщательно, чтобы туда попали и хронофаги. Тогда можно будет четко понять, на что тратится полезное время и с чем в первую очередь нужно бороться. Для начала можно сосредоточиться на борьбе с 20% самых вредных хронофагов. Для повышения эффективности можно составить конкретный список действий по решению этого вопроса — например, не заходить в соцсети перед работой или перед сном, отключить уведомления на телефоне».
Ася Алексеенко:
«При управлении личными финансами принцип Парето помогает определить основные области, в которых можно добиться максимального финансового успеха. Для этого:
- идентифицируйте 20% источников дохода, которые обеспечивают 80% вашего общего дохода;
- определите 20% расходов, которые вызывают 80% ваших затрат;
- фокусируйтесь на увеличении доходов в ключевых областях и на снижении издержек в основных сферах расходов.
Применение принципа Парето в тайм-менеджменте и финансах позволит организовать свою жизнь более эффективно и продуктивно. Выделение времени на важные задачи и инвестирование в ключевые финансовые области поможет добиться большего успеха с меньшими усилиями, что делает этот принцип мощным инструментом для повышения результативности и достижения поставленных целей».
Читайте также:
