До 2019 года Гидо Обервальд вместе со своим земляком и коллегой Бьерном Грайффом управляли филиалами немецкой сети гипермаркетов электроники MediaMarkt в России. В силу специфики деятельности в MediaMarkt оба приобрели обширный опыт в ретейле. Прекрасно знали проблемы, с которыми сталкиваются руководители подразделений, когда возникает необходимость быстро набрать штат сотрудников для вновь открывшегося филиала или найти работников на замену уволившимся. Так родилась идея создания рекрутинговой системы SolvoPro, задача которой — облегчить и ускорить процесс массового подбора персонала в организации с разветвленной сетью подразделений. Речь в первую очередь идет о таких компаниях, как сетевые супермаркеты, сети общественного питания, организации, занимающиеся логистикой и строительством, сервисы клининга, службы такси и доставки.
Кто стал вашим первым клиентом?
К разработке нашей инновационной системы рекрутинга мы приступили уже после того, как MediaMarkt прекратила свою работу на российском рынке в 2019 году. К тому времени мы с Бьерном Грайффом уже были совладельцами аутсорсинговой компании Teletel, созданной в рамках MediaMarkt для оптимизации издержек. После ухода MediaMarkt с российского рынка Teletel стала самостоятельной аутсорсинговой компанией полного цикла и начала оказывать целый спектр услуг — от юридической поддержки и ведения бухгалтерии до организации обширных call-центров и рекрутмента.
В 2019 году мы начали сотрудничество с франчайзинговым партнером KFC — компанией International Restaurant Brands (IRB). Сеть активно открывала новые рестораны в России, и проблема рекрутинга персонала на линейные позиции стояла перед ней очень остро. Нашей задачей было находить потенциальных кандидатов и записывать их на собеседования в рестораны. В случае успешного прохождения собеседования директор вел кандидата до трудоустройства уже самостоятельно. Для быстрой и эффективной работы нам необходима была ATS-система, где мы могли бы автоматически собирать отклики, отслеживать явки/неявки кандидатов на собеседования и их дальнейшее прохождение по воронке, видеть актуальные потребности каждого ресторана и их графики проведения собеседований.
Почему потребовалось создание принципиально новой программы рекрутинга для сетевых компаний?
Изначально мы не планировали заниматься созданием своей рекрутинговой системы, поэтому внимательно изучили уже имеющиеся на рынке технологии рекрутинга. Но оказалось, что ни одна из существующих систем не подходила для решения нашей задачи.
Дело в том, что практически все существующие на рынке рекрутинговые системы создавались в основном для набора квалифицированных офисных сотрудников. Часть функций, предусмотренная в таких системах, была лишней при массовом подборе персонала на линейные позиции. При этом в существующих системах не было предусмотрено инструментов, которые позволяли бы обеспечить простую и быструю коммуникацию между рекрутерами и руководителями филиалов.
Основной подход, который применялся в действующих на рынке сервисах подбора персонала, был следующим. Рекрутер направлял кандидата к руководителю филиала для собеседования, по почте или в мессенджере получал обратную связь по его результатам, а дальше сам вел потенциального работника по воронке подбора: отправлял на медкомиссию, на проверку службой безопасности, контролировал, вышел ли кандидат на работу.
Руководитель же филиала при этом словно выпадал из процесса подбора персонала и терял контроль над ним. Кроме того, не было возможности создать личные кабинеты для территориальных управляющих или HR-бизнес-партнеров, которые не принимали непосредственного участия в проведении собеседований, но должны были контролировать процесс подбора персонала и согласовывать планы на подбор в филиалах своей территории.
В чем основная цель созданного проекта?
Перед нами стояла цель создать систему для массового подбора кандидатов, лишенную этих недостатков. Мы с Бьерном Грайффом взяли на вооружение опыт работы в MediaMarkt. Это была разветвленная сеть розничной торговли, включавшая более сотни магазинов в 30 российских городах, поэтому специфику подбора сотрудников для многочисленных филиалов мы прекрасно знали. Кроме нас в разработке проекта принимали участие бывший директор по разработке программного обеспечения MediaMarkt Булат Рахимбердиев, экс-руководитель компании-подрядчика по разработке и интеграции ИТ-решений для MediaMarkt Алексей Пигалев и руководитель ИТ-проектов в MediaMarkt Александр Суслов. Активное участие принимал и Ринат Бакаев — менеджер, отвечавший за массовый рекрутинг персонала в компании IRB.
Сколько времени заняла разработка новой системы подбора персонала?
Нам потребовалось меньше года. Пилотный запуск первой в России рекрутинговой системы для массового подбора персонала SolvoPro состоялся в августе 2019 года. В течение следующих лет мы дорабатывали и совершенствовали систему, в том числе используя опыт сотрудничества с другой сетью ресторанов быстрого питания — Burger King. Тесное сотрудничество с двумя крупными сетями ресторанов при разработке системы позволило учесть все возможные трудности, возникающие в массовом подборе персонала, опробовать все изменения, которые мы вносили в систему, а также убедиться в эффективности ее применения. Мы ежедневно продолжаем работать над улучшением и расширением функционала SolvoPro и теперь готовы поделиться нашей разработкой с другими компаниями с развитой сетью подразделений, где бывает необходимо быстро подобрать большое число сотрудников на линейные позиции.
В чем главные преимущества проекта?
Возможно, стремление к порядку у нас, немцев, в крови, но мы действительно стремились создать очень четкую, упорядоченную систему с интуитивно понятным интерфейсом, которой будет удобно пользоваться всем участникам процесса.
Систему можно настроить под любые требования клиента: создать оргструктуру компании, установить названия этапов и ответственных за каждый этап, SLA по предоставлению обратной связи для каждого этапа, задать причины отказов и названия источников и многое-многое другое.
Еще один плюс нашей системы — удобство и простота использования. Ни установка, ни обучение сотрудника работе со SolvoPro практически не отнимает времени. Всего пять минут на подключение сервиса и 15 — на освоение сотрудником функционала — и системой можно пользоваться. В то же время, чтобы освоить любую из прочих технологий рекрутинга, представленных на рынке, сотруднику потребовалось бы пройти курс обучения длительностью от нескольких часов до нескольких дней. Мы считаем, что это неоправданная трата времени, особенно для руководителей филиалов, которые должны решать множество задач ежедневно.
Как работает SolvoPro?
Мы максимально автоматизировали процесс подбора персонала, начиная от приема резюме от кандидата с последующим прохождением проверок службой безопасности, медкомиссии и вплоть до трудоустройства и выхода нового сотрудника на работу. При этом четко отлаженная система позволяет избежать человеческих ошибок и выявить пробуксовки на всех этапах прохождения кандидата по воронке подбора.
В системе есть возможность создавать личные кабинеты не только для рекрутеров, но и для каждого директора филиала. В своем личном кабинете каждый директор филиала может указать, какое количество сотрудников и на какие должности ему необходимо привлечь, указать специфичные требования к кандидатам и отправить заполненный план на согласование вышестоящему руководству. Уже согласованные планы уходят в работу рекрутерам и агентствам. Директора филиалов также имеют возможность настроить удобный для себя график проведения собеседований, а рекрутеры смогут ориентироваться на него, отправляя кандидатов на собеседование.
Все записанные кандидаты отображаются в личном кабинете директора в зависимости от этапа, на котором они находятся. А если кандидат пришел с улицы или по рекомендации, директор может добавить его в систему самостоятельно. Чтобы предоставить ОС по результатам собеседования или перевести кандидата на следующий этап, достаточно одного клика.
Мы также первые и пока единственные, кто смог объединить в единую базу буквально все источники, из которых приходят кандидаты, в том числе и внешние рекрутинговые агентства. Если у агентства есть собственная ATS (система управления кандидатами), ее можно интегрировать в SolvoPro по API (программный интерфейс, позволяющий связывать между собой различные приложения). Если у агентства своей ATS нет, то для него можно создать отдельный личный кабинет внутри SolvoPro. Таким образом, сведения буквально обо всех кандидатах из всех источников сосредоточены в одном сервисе подбора персонала, что позволяет директорам работать только в одном личном кабинете, а отделу по подбору персонала видеть реальную картину с набором в режиме онлайн, не собирая и не консолидируя данные из разных систем и файлов. При этом риск дублирования абсолютно исключен. Правила дедупликации подскажут рекрутеру или агентству, есть ли анкета конкретного кандидата уже в системе и можно ли ее использовать повторно (например, если данный кандидат уже находится в работе у директора подразделения или другого агентства).
Данные каждого кандидата и история взаимодействия с ним сохраняются в системе и отражаются в его карточке. Это помогает рекрутеру или директору быстро получить информацию о том, обращался ли кандидат ранее, был ли принят на работу или получил отказ в трудоустройстве на определенном этапе прохождения по воронке подбора и по какой причине.
Также на основе данных, имеющихся в системе, строятся отчеты, по которым можно оценить динамику собеседований, эффективность источников и выявить самые частые причины отказов. Отчеты можно строить в любом разрезе: по конкретному подразделению, региону или компании в целом.
Такой сервис «одного окна» удобен для всех: директора видят и контролируют каждый этап подбора, при этом не тратят свое время на заполнение таблиц, звонки и переписки. Рекрутеры видят в режиме реального времени, куда и на какие позиции нужны сотрудники, а HR-руководители контролируют весь процесс подбора персонала из всех источников и в любых разрезах. Процесс подбора становится по-настоящему четким и упорядоченным.
Как охраняются данные?
Мы позаботились о надежной сохранности данных пользователей системы. Инфраструктура, которая используется для каждого клиента, не пересекается с другими пользователями. Данные хранятся на серверах «Яндекса» (в ЦОД с самым высоким уровнем безопасности и отказоустойчивости Tier III). Однако если клиент желает, в качестве хранилища данных можно использовать собственные серверы компании.
Насколько эффективной показала себя программа?
Тестирование работы системы в организации с 300 филиалами показывает, что пользование SolvoPro позволяет директорам филиалов освободить как минимум 30 минут ежедневно и посвятить их решению других важных управленческих и организационных задач. В результате эффективность работы каждого филиала повышается и в целом компания экономит 11,7 млн руб. в год.
Анализ результатов использования системы в ряде компаний, испытывающих необходимость в регулярном рекрутинге кадров, показал, что руководители филиалов тратят на подбор сотрудников на 50% меньше времени, а филиалы на 20% чаще выполняют план по выручке.
В целом комплектование штата при использовании системы SolvoPro происходит на 50% быстрее, а затраты на подбор персонала в организации уменьшаются на 30%. Если необходимо укомплектовать штат нового филиала в минимально короткие сроки, SolvoPro также оказывается эффективной — с ней за определенный промежуток времени можно набрать на 43% больше сотрудников, чем за то же время, но без использования системы.
Таким образом, система SolvoPro оказывается не только удобным и эффективным инструментом, облегчающим и ускоряющим рекрутинг персонала на линейные позиции. В конечном итоге она помогает решить такие проблемы компании, как удовлетворение потребности в линейных сотрудниках, снижение текучки кадров и повышение эффективности работы компании в целом.
