Стиль
Жизнь #пронауку: почему мы теряем время и ничего не успеваем
Стиль
Жизнь #пронауку: почему мы теряем время и ничего не успеваем
Жизнь
#пронауку: почему мы теряем время и ничего не успеваем
© Max Bender/Unsplash
Telegram-канал Mash сообщил, что российский гражданин Стивен Сигал не успел вовремя подать декларацию в ФНС и его счета заблокировали. Рассказываем, почему при наличии лишних ресурсов эффективность снижается и как этого избежать.

Больше времени — меньше работы

«Работа заполняет время, отпущенное на нее», — писал британский историк Сирил Норткот Паркинсон. Этими словами он начал одну из своих статей в журнале The Economist, но концепция 1955 года, известная как закон Паркинсона, актуальна и сейчас. Замечали ли вы, что одно и то же дело можно сделать максимально быстро или растянуть на несколько часов? В своем сатирическом эссе Паркинсон использует пример пожилой женщины, пишущей открытку своей племяннице. У пенсионерки много свободного времени, ей некуда спешить, поэтому занятие отнимает у нее весь день.

Изначально Паркинсон боролся с бюрократизацией гражданской службы. Он выяснил, что в период с 1914 по 1928 годы количество военных кораблей Великобритании сократилось на две трети, а численность персонала на треть, при этом число руководителей по-прежнему увеличивалось почти на 6% в год. Было меньше людей и меньше работы, но количество управляющих росло, и Паркинсон утверждал, что это не зависело от оперативных военно-морских потребностей.

© Anna Dziubinska/Unsplash

Больше подчиненных — меньше прибыль

Одним из ученых, изучавших закон Паркинсона, стал Стефан Турнер, профессор Медицинского университета Вены. Он провел исследование в соавторстве с Рудольфом Ханелем и Питером Климеком, сделав вывод, что если административных постов в компании становится на 6% в год больше, то у этой организации нет шансов на развитие.

Сирил Паркинсон указал на два критических обстоятельства, которые приводят к бюрократизации. Первое — закон умножения подчиненных. Это тенденция менеджеров нанимать двух или более сотрудников, чтобы ни один из них не находился в прямой конкуренции с самим руководителем. Второе — бюрократы, создающие работу для других бюрократов. По мере роста компании они нанимают помощников, которые затем получают повышение и нанимают себе подчиненных. Пирамида растет и поглощает большую часть прибыли компании, а сократить чиновников становится все труднее. То есть управляющие тратили время на контроль за линейными задачами, которые не требовали бы такого количества ресурсов, не будь в них пирамиды руководителей. Они могли бы контролироваться при наименьших затратах сил и трудовых часов, но на них изначально выделяли больше времени, чем нужно.

Меньше времени — больше результата

Вернемся к проблеме потери времени. Исследования показали, что когда испытуемым внезапно увеличивают сроки выполнения задания, большинство из них делают его дольше, чем могли бы. В одном таком эксперименте ученые предложили респондентам рассмотреть четыре конверта с фотографиями и сравнили время, которое люди затратили на просмотр каждого из них. В середине исследования испытуемым сказали, что последний конверт открывать не нужно, достаточно изучить первые три. В результате большинство участников потратило на просмотр третьего конверта гораздо больше времени, чем на два предыдущих. Ученые отметили, что качество решения задачи или запоминания деталей фотографий не зависело от потраченного времени.

© Fabrizio Verrecchia/Unsplash

Больше дел — меньше времени

Выходит, жесткие временные рамки позволят сэкономить время и повысить производительность. По словам Эльдара Шафира, профессора Принстонского университета и соавтора книги «Scarcity: The New Science of Having Less and How It Defines Our Lives» («Дефицит: Новая наука иметь меньше и как она определяет наши жизни»), у каждого из нас есть «умственная пропускная способность» — ограничение восприятия и запоминания. В своей работе Шафир рассказывает о том, что человеку свойственно сосредотачиваться на проекте за счет других вещей. Это объясняет пользу строго регламентированного рабочего дня, в течение которого запрещено заниматься личными делами. Если время ограничено, а проектов много, то человек лучше осознает близость дедлайна и прикладывает усилия, чтобы разобраться с задачами в установленные сроки.

Меры производительности

«Люди любят говорить, что успели сделать все в последнюю минуту. Но исследования показывают, что производительность труда не линейна», — считает Элизабет Тенни, доцент Школы бизнеса Дэвида Эклса Университета Юты. Она изучала феномен нехватки времени и повышения результативности и пришла к выводу, что в какой-то момент отдача от дополнительных усилий начинает уменьшаться. Чтобы оптимизировать производительность, нужно максимизировать выгоды и минимизировать временные затраты.

Получается, чем больше человек запланирует дел, тем больше успеет? Важно сохранять баланс, ведь слишком короткие сроки могут вызвать панику, неуверенность и желание поскорее избавиться от задачи. К тому же на ее решение может банально не хватить времени, если вы не представляете себе алгоритм действий.

Для начала попробуйте рассчитать, какой срок будет оптимальным. Это относится в первую очередь к уже привычным делам, которые не требуют дополнительного изучения темы. Ограничьте время на решение, но добавьте его в случае реальной необходимости. После серии подобных тренировок вы сможете максимально точно устанавливать временные рамки, особенно если не склонны к прокрастинации